Observatorio online elEconomista: Cómo reducir costes y optimizar los procesos de negocio

 

El nuevo entorno digital ha impuesto unos ritmos competitivos que fuerzan a las empresas a optimizar procesos y costes para defender sus posiciones. Así, la transformación digital es un proceso por el que todas las organizaciones empresariales están apostando a día de hoy para aumentar su crecimiento y adaptarse a las nuevas tendencias del mercado.

Bajo este contexto elEconomista con el patrocinio de Econocom Ivanti han celebrado el Observatorio online "Cómo reducir costes y optimizar los procesos de negocio", en el que han participado profesionales de grandes empresas como Stefano Sardella, Channel manager EMEA South at Ivanti; Jorge Osorio, responsable de Desarrollo de Negocio de Econocom; Esther Duarte i Macarro, directora de Recursos Corporativos y Miembro del Comité de Dirección en AEDAS Homes; e Ignacio Zaera, Head of Deliveroo for Business Spain at Deliveroo.

Durante el evento las empresas han valorado su experiencia durante estos meses marcados por la crisis sanitaria, así como las reacciones y consecuencias que han sufrido. Stefano Sardella puso de relieve el pico de trabajo que ha tenido Ivanti en los últimos meses y como todos los departamentos, incluido el de TI han tenido que garantizar el correcto funcionamiento. "Casi todas las empresas estaban preparadas para eventos catastróficos a corto plazo, pero no a largo plazo, ni para una pandemia global. Al final, las compañías que tenían los procesos estructurados han tenido una ventaja competitiva en el mercado y no han sufrido demasiado".

 

Ahorrar y optimizar

Y es que, la transformación digital de las organizaciones ha resultado clave pasando de ser una mera opción a convertirse en una necesidad imperativa de supervivencia.

Además, a pesar de que no existe una receta mágica a la hora de ahorrar costes y optimizar los procesos, lo que está claro, es que para el responsable de desarrollo de negocio de Econocom, todo pasa por la transformación digital de la compañía desde diferentes aspectos.  "El primer elemento es el cambio cultural de la compañía; en empresas que tienen un modelo tradicional de operar, este cambio cultural es más complicado y supone más esfuerzos. Otro aspecto importante pasa por cambiar los procesos internos de la organización, el cómo trabajamos en el día a día. No solo en TI, si no otros procesos corporativos, los servicios que presta RR.HH a los empleados, los departamentos de marketing, de finanzas...Remodelar y rediseñar estos procesos internos es clave y la tecnología nos sirve para formalizarlos". Por último, es determinante "tener controlado qué tenemos y con qué recursos contamos para tomar las decisiones correctas", añade.

Así, las empresas que no han nacido digitales tienen más problemas para tener clara su estrategia y ejecutar una transformación digital bien definida. "Son digitalmente activas, pero les quedan bastante etapas para llegar a esa madurez", señala Osorio.

Por su parte, la directora de recursos corporativos de AEDAS Homes cree que ahorrar costes siempre es un tema clave en las organizaciones. "Sin embargo, no creo que se trate de ahorrar costes, porque no tenemos que vivirlo como un coste, sino como una inversión. Ahora mismo no tendremos un ahorro, pero sí a lo mejor a medio o largo plazo".

De esta forma, puso como ejemplo como en la compañía ya se implementó antes del Covid la firma digital en todos los documentos. No obstante, como consecuencia de la pandemia la empresa ha tenido que seguir ofreciendo sus servicios y las firmas digitales se incrementaron en un 400% de documentos.

Asimismo, la gestión documental es otro de los servicios donde se puede producir un ahorro. "En la compañía ya teníamos muy estructurado todo lo de la gestión documental, y se encontraba totalmente digitalizada, pero no está en todas las empresas igual. Se utiliza mucho espacio físico en donde guardamos los documentos, es por eso que la documentación cada vez más va a estar en repositorios digitales". Por todo ello, Esther Duarte se mostró convencida de que "esta siendo una oportunidad para las organizaciones, para transformar absolutamente esa cultura, para cambiar mentalidades y para implementar las cosas. Esto va a traer muchos beneficios a la empresa", asegura.

Sin embargo, el buen uso o mal uso que se hace de las tecnologías enlaza con la temática del ahorro de costes. Y es que, "en muchas ocasiones vemos que los clientes tienen un buen equipamiento, y hacen un exceso de inversión pero no le sacan el rendimiento que ese equipamiento puede darnos. Por eso, desde Econocom ayudamos a los clientes a exprimir ese rendimiento al máximo", manifiesta Jorge Osorio.

 

Teletrabajo

La crisis del coronavirus ha acelerado la transformación del modelo operativo de las empresas. De hecho, según el informe CEO Outlook 2020: COVID-19 de la consultora KPMG, la mitad de los consejeros delegados consultados creen que dichos cambios se han producido "meses" antes de lo esperado, en tanto que un 30 % considera que actualmente se encuentran "años" por delante de lo que esperaban antes de la pandemia.

Uno de esos cambios ha sido el teletrabajo. "Estamos viviendo los cambios más revolucionarios en la forma de trabajar de los últimos 20 años. El teletrabajo ha llegado, nos hemos visto obligados a ello y nos ha dado la oportunidad de saber que es factible, que podemos hacerlo. Además, por primera vez la tecnología esté intermediando las relaciones profesionales, humanas. TI y RR.HH van a tener que ir de la mano porque nuestra manera de relacionarnos está cambiando", explica Esther Duarte.

Por su parte, Stefano Sardella explicó como muchas empresas en su afán por ahorrar costes, "han acabado el alquiler de sus oficinas porque creen que así pueden conseguir un coste menor, pero el coste de pasar de lo físico a lo virtual también tiene un precio y eso no se puede olvidar", declara. "Hay que invertir en una transformación digital de la empresa, y desafortunadamente, a veces, los departamentos de TI y RR.HH son los últimos en los que se enfoca el presupuesto de las compañías".

Para la directora de recursos corporativos de AEDAS Homes trabajar indefinidamente y solamente en remoto "nos haría perder mucho". Así, confía en que el reto sea una fórmula mixta. "Antes era todo físico y ahora, lo tendremos que ir viendo en los próximos años. El gran reto que tenemos las empresas es que independientemente de donde estemos funcionemos sin problema, con total efectividad en los dos escenarios".

En este sentido también se manifestó Ignacio Zaera, Head of Deliveroo for Business Spain at Deliveroo. "De cara al futuro hay que obtener lo mejor de los dos mundos, el online y el físico de las oficinas". Asimismo, considera que las empresas han hecho un esfuerzo titánico en su transformación. "Tenemos clientes en todas las industrias y el coronavirus nos ha digitalizado en todos los aspectos. Muchas empresas que no tenían para nada un desarrollo digital, no sabéis los esfuerzos que han hecho para mejorar la experiencia de sus empleados".

Con todo ello, Stefano Sardella apuesta porque en el futuro todas las empresas preparen "un plan serio para en no tener que volver a actuar en esta modalidad de emergencia".

 

Gestión de los datos

Las organizaciones acumulan una gran cantidad de información empresarial extraída de los datos. El análisis de datos se ha convertido en la brújula que dirija a las entidades por el rumbo adecuado ayudándolas en su relación con el cliente, en tomar decisiones basadas en información real o en fomentar la innovación de la empresa, entre otros aspectos. "Todos esos datos son información de mucho valor ya que posteriormente se transforma en conocimiento. Ese conocimiento es determinante para tomar decisiones a nivel estratégico, corporativo y de desarrollo del negocio", aclara Jorge Osorio.

Deliveroo trabaja con algoritmos y el dato desempeña una labor muy importante en la compañía. "Tenemos una preocupación enorme con la protección del dato, es una de nuestra grandes prioridades, asimismo luego es primordial toda esa gestión del dato para optimizar procesos", sostiene Ignacio Zaera.

 

Lecciones

En cuanto a los errores y aciertos que la sociedad y las empresas han llevado a cabo durante el confinamiento, las compañías participantes destacaron una serie de lecciones que ha dejado el Covid-19.

"Lamentablemente hay organizaciones que no están reaccionando todo lo bien que nos gustaría. Muchas están apostando por el recorte de la inversión y la contención de los gastos ante la incertidumbre. Esto sumado a que hay cambios en compañías, el ejecutar un cambio determinado no es sencillo ni inmediato y hay que planteárselo con perspectiva", explica Jorge Osorio. Sin embargo, "otros clientes están encontrando una oportunidad para desarrollar nuevos modelos o identificar nuevos modelos de negocio y están decididos a invertir para estar más cerca de los empleados", añade.

Para Stefano Sardella el peligro más grande es seguir trabajando de la misma manera que el año pasado. "Hay que parar de hacer las mismas cosas y crear un plan que tiene que ver en parte con la tecnología, pero sobre todo con el cambio cultural".

En el caso de Esther Duarte, destaca como un error del confinamiento, la hiperconectividad. "Nos confinamos y estábamos conectados las 24 horas, no estábamos acostumbrados a trabajar en remoto todos. Muchas veces creo que nos pasó una mala jugada la inseguridad y estuvimos excesivamente conectados. El trabajar a distancia no quiere decir que haya que estar en el ordenador 14 horas, hay que tener el mismo horario que en la oficina", explica.

Una idea con la que Ignacio Zaera se mostró de acuerdo. "El 14 de marzo de repente todos en casa y se nos olvidaba hasta comer", apuntaba. "De repente uno no sabía que hacer para saber si alguien se había ido a comer o estaba en su pausa. No obstante, gracias a herramientas, por ejemplo, como Slack que te permite poner un símbolo, estas situaciones van mejorando", concluyó.