"Pilotar sin datos es gestionar sólo con intuición", entrevista a Alberto Sánchez

Alberto, ¿nos puedes contar tu experiencia dentro de Econocom Servicios?

A. S.: He pasado por varias áreas, desde la Gestión de un servicio CAU, Gestión de un Service Desk, Director de Operaciones en Barcelona, Consultor ITSM y también como Jefe de Proyecto. Actualmente soy el impulsor y creador de la PMO y también dirijo la SMO (Service Management Office) y la BU de Governance en Econocom Servicios.

En los dos últimos años hemos tenido un impulso muy potente en lo que es la madurez de la gestión de proyectos. Nos hemos transformado para tener más control, es una homogeneización en la manera de trabajar y más control sobre lo que estamos haciendo desde la preventa hasta la parte de delivery.

¿Cuál es el histórico de Econocom en la parte de Proyectos?

A. S.: Econocom ya era referente en el área de proyectos porque hubo una adquisición de una de las empresas punteras en el ámbito de virtualización, Ermestel, que se corresponde a día de hoy a la actividad de Proyectos & Consultoría de la parte de Infra, y que era muy potente con grandísimos profesionales, con muchísima trayectoria y mucha penetración en el mercado. La parte ITSM fue adquirida por Econocom de la empresa que, en su día, era Osiatis y que tenía también cierto calado.

¿Cuál fue el objetivo de la Oficina de Gobierno cuando te incorporaste en Econocom?

A. S.: El objetivo fue crear una célula de gobierno que unificase el mundo de las best practices en el ámbito de la gestión de proyectos y el mundo de las best practices en el ámbito de la gestión de servicios y tender un puente entre ellos. Cada vez son más los proyectos que acaban en servicios, la servitización post-proyecto es muy interesante para nosotros, y cada vez son más las mejoras e innovaciones que se hacen en el Delivery de servicios gestionados a través de proyectos. De esta manera, tenía mucho sentido unir estos dos mundos. En el ámbito de proyectos la Oficina de Gobierno se creó como una célula facilitadora para dinamizar y mejorar todos los procesos relacionados con el delivery de  proyectos, con diferentes patas funcionales; tanto la parte de ITSM como la parte de SAM, como la parte INFRA.

ITSM se corresponde a la gestión de servicios IT, sobre todo basados en marcos de referencia como ITIL. La parte de INFRA tiene que ver con proyectos de virtualización, almacenamiento, comunicaciones, gestión de backup, también CPD, Cloud… La parte de SAM, es la gestión de activos software y que tiene también que ver con la política y la gobernanza del tema de licenciamientos software que hace perder mucho dinero a empresas que no lo gestionan o incurrir en multas con los fabricantes.

¿Cómo estáis trabajando?

A. S.: Siempre ha sido clave desde Econocom Servicios la cercanía y en cuanto al fondo, seguimos haciendo muchas de las cosas que ya triunfaron en el pasado, pero sí que le hemos dado un aire más homogéneo no sólo en el ciclo de vida de proyectos sino también con un catálogo de entregables en función de un sizing de proyectos, una organización de proyectos basada en diferentes BU’s, en diferentes porfolios, etc. Hemos estado tratando de inculcar una manera de abordar la gestión de proyectos más profesional sobre todo basándonos en prácticas como PMBOK.

Realmente, las herramientas de Business Intelligence solamente se aplican al negocio para maximizar ventas, beneficios, pero vosotros estáis utilizando estas herramientas como Power BI para gestionar cuantitativamente vuestra operativa de servicios y proyectos, ¿nos puedes comentar sus ámbitos de aplicación?

A. S.: Llevamos muchos años con la gestión de servicios, y no solo somos expertos en toda la parte de estructura de modelo de datos, de explotación y de procesos de transformación y carga de datos, sino sobre todo de análisis, porque otras empresas que se dedican al ámbito de BI lo mismo tratan un negocio que otro, se fijan más en los unos y ceros por decirlo de alguna manera. Nosotros llevamos mucho tiempo desarrollando KPI’s para asesorar de manera individual a nuestros clientes y saber que aportación hacen al valor de la gestión que están haciendo y ver si tiene o no pertinencia y si hay, o no, algún otro foco de mejora para poder abordarlo.

En nuestro reporting en producción, para la parte de Proyectos & Consultoría, puedes publicar informes y compartirlos con personas que tengan una licencia de Power BI Pro u otro tipo de licencia premium. Nosotros la tenemos compartida con el Comité de Dirección y también con Functional Managers, que lideran diferentes BUs en interno. Ahora mismo, tenemos desde el inicio que comenzamos a trabajar con PMPeople, abril del 2019 hasta día de hoy, proyectos que aún siguen vivos, su distribución regional, en qué estado están, su distribución en función de la BU… Esta información nos permite hacer un análisis de volumetría al detalle.

¿La única fuente de información es PMPeople o hay más fuentes?

A. S.: Desde el punto de vista de registros, proyectos y días vendidos, la única fuente de origen es PMPeople. Tenemos unas Jobs programadas para hacer una actualización diaria de esta información a través de PMPeople y Power BI, que se sincroniza a las 7 y media de la mañana.

Tenemos, por ejemplo, una pestaña de volumetrías donde podemos ver los semáforos que marcamos en cada punto de control (healthcheck) y que nos permiten hacer seguimientos con los diferentes Functional Managers de cada BU. Miramos directamente los amarillos y los rojos, que son los que nos interesan, y hacemos un seguimiento mucho más ejecutivo.

PMPeople nos habilita una semántica común y una manera de abordar proyectos alineado con un marco de trabajo como PMBOK, de manera análoga a como nos apoyamos en ITIL en el ámbito de gestión de servicios.

Contamos también con una visión de la fecha prevista de finalización de los proyectos en base a lo que ponemos en los healthchecks. Nosotros hacemos un punto de control semanal para todo lo que está vivo para así, poder tener un update potente de modo que cualquier responsable de dirección que entre en PMPeople pueda ver cómo está el proyecto y también cualquier usuario de este informe pueda hacer un seguimiento más actualizado.

Dentro de lo que es PMO hay un trabajo transversal y continuo de comprobación de calidad del dato para que al final te aporte valor. Podemos también elegir por ejemplo por las BUs en las que tenemos divididas nuestras actividades y nos pueden sacar datos como cuántos proyectos están en los diferentes estados del ciclo de vida. Tenemos un criterio de sizing en función de, no sólo el volumen de negocio, sino también por criterios estratégicos que hace también que el equipo que hay detrás de ese proyecto tenga ciertos roles y también que el catálogo de entregables sea más o menos extenso. También hacemos un seguimiento para controlar que se celebran sesiones para trasladar correctamente la información de preventa a postventa (Delivery) para que no se nos queden flecos.

El año pasado con el tema de la pandemia tuvisteis que tomar decisiones muy rápidas, ¿como se pudieron optimizar los recursos y organizaros?

A. S.: En estos tiempos de crisis tener esta información a este nivel fue clave para tomar decisiones ejecutivas y no tener que basarnos en la intuición.

2020 ha sido un año muy duro, todos hemos sufrido y para nosotros, de cara a la toma de decisiones, la obtención de datos ha sido clave. Por ello, precisamente hemos aprovechado este año para poder madurar en la parte de métricas. Es una de las causas de transformación digital de las organizaciones más potentes.

En Power BI podemos entrar en el detalle del análisis de desviaciones, sacando comparativas interesantes, identificando en cuanto se han valorado las jornadas profesionales de un proyecto y comparándolas con las efectivamente cargadas en parte de horas. De esta manera vemos si hay una desviación o no, pero que ya es tangible. También vemos ese riesgo de desviación en base a lo que estamos planificando en cada healthcheck conforme al esfuerzo estimado en cada momento con respecto a estas jornadas vendidas en los proyectos. Podemos anticiparnos de alguna manera cuando tenemos alertas con respecto al planned work en relación al baseline work, y tomar una decisión de hacer una paralización de actividades para ver si podemos reducir esfuerzos a futuro o aplicar alguna otra estrategia de corrección. Algunos de estos análisis de desviaciones son de carácter preventivo cuando ponemos foco en el planned work o ya para extraer lecciones aprendidas cuando incurrimos en alguna desviación tangible en cuanto a actual work se refiere.

Tenemos también en nuestro reporting un foco para ver cuanto tiempo dedicamos a formaciones, reuniones internas o temas de dedicación a preventa porque, nosotros que somos de delivery, en la medida en que colaboramos con preventa podemos saber de primer mano de qué va la oportunidad y minimizar en la estimación el riesgo de desviación.

Claro, y luego podréis demostrar mediante números el impacto positivo que tiene el que participéis en esas preventas.

A. S.: Sí, pilotar sin datos es gestionar sólo con intuición y la intuición es necesaria también pero siempre basada en algo objetivo. Por ejemplo, analizar la carga de trabajo pendiente en función de lo que teníamos previsto y lo que llevamos realizado nos ayuda a ver hasta cuándo tendremos jornadas a desarrollar con todos los equipos, y esa visión es muy necesaria para la toma de decisiones.

¿Actualmente cuantos proyectos tenéis?

A. S.: Tenemos 260 proyectos en curso y estamos siempre en continuo aprendizaje junto a nuestros clientes. En muchos casos cambiando la manera de trabajar del cliente, abordando la gestión del cambio a nivel estratégico, que por debajo tiene la gestión de proyectos.

Igualmente, utilizamos la plataforma de Microsoft Forms para enviar encuestas de satisfacción desde la PMO y lo hemos introducido relacionándolo con los proyectos. Es muy interesante saber cuantos se han cerrado en esa fecha, cuantas encuestas se han enviado, cuantas han respondido… Cuando tienes algo que no te encaja puedes ir al detalle de las respuestas de ese cliente y decir que pasó aquí, … Voy a llamar al comercial para que se ponga en contacto con el cliente… Esa gestión es muy ágil y se actualiza cada día.

Con todo esto tenemos muchas herramientas para pilotar, y desde el punto de vista personal me siento muy orgulloso del trabajo que hemos hecho entre todos.

Entrevista publicada en el medio Computing